Importancia del Gobierno Electrónico

El Gobierno Electrónico se define como el uso de las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TICs) para mejorar los servicios e información ofrecidos a los ciudadanos, aumentar la eficiencia y eficacia de la gestión pública e incrementar sustantivamente la transparencia del sector público y la participación ciudadana.

La importancia del Gobierno Electrónico (GE) se debe a que el creciente proceso de globalización y desarrollo de la nueva Sociedad de la Información, exigen del Estado y del proceso de modernización de la gestión pública, una actitud proactiva, efectiva y decidida, orientada a incorporar intensivamente el uso de TICs en sus procesos, de manera complementaria a otras técnicas y herramientas en los diversos ámbitos de la gestión.

El Gobierno Electrónico no es un fin en si mismo, más aún, su carácter esencialmente instrumental requiere de la revisión, rediseño y optimización de los procesos como paso previo a la introducción de cualquier cambio en la tecnología o en las funciones de producción de las organizaciones públicas. De esta manera, el Gobierno Electrónico adquiere la doble dimensión de agente catalizador de los cambios en los procesos y de herramienta tecnológica como instrumento para mejorar el desempeño de los actos del Estado.

La implementación de un Programa de Gobierno Electrónico (PGE) involucra un cambio en las estructuras tradicionales de la Administración Pública, orientado a actuaciones y transformaciones en cinco frentes o ‘componentes’ inter-relacionados:
· Capacidad Institucional, incluyendo el marco institucional en el cual se desarrolla la implantación de las TIC al interior de la administración
· Incentivo a la demanda en el acceso a las TIC y el uso del GE
· Producción de contenidos y gestión de servicios de GE
· Desarrollo y gestión de los sistemas informáticos que den soporte al GE
· Desarrollo del marco legal en apoyo al desarrollo del GE

El desarrollo conjunto sobre los componentes anteriores se debe traducir necesariamente en innovaciones de servicio al ciudadano, a las empresas y a los funcionarios, tratando de alcanzar resultados en cuatro ‘áreas de trabajo’ específicas: Gobierno a Gobierno (G2G), Gobierno a Ciudadano (G2C), Gobierno a Negocio o Empresa (G2B) y Gobierno a Empleado (G2E).
El diseño del programa y de su implantación debe concebirse como un proceso de cambio con objetivos tangibles de corto, mediano y largo plazos. Esto es importante para no solo medir avances sino también para evitar efectos de fatiga con las reformas e identificar las áreas de mayor beneficio.

El liderazgo tecnológico debe estar subordinado al liderazgo político-institucional. Se requiere una adecuada consistencia con las capacidades institucionales, humanas y financieras. Se requiere incorporar la participación y capacitación de los funcionarios y usuarios desde el principio y asegurar que la capacitación tenga prioridad presupuestal.

Las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) hacen posible transformar una estructura organizativa jerárquica de tipo piramidal, debido a la transferencia de las tareas de control desde la fuerza de trabajo hacia las nuevas tecnologías. Así es que deberían redefinirse los niveles medios, dado que la mayoría de sus funciones pueden ser cumplidas en tiempo real y a la distancia con la ayuda de las TICs.

La implementación de un Programa de Gobierno Electrónico conlleva un gran trabajo detrás de la pantalla a fin de homogeneizar la información y modificar la cultura de la organización adecuándola a los cambios futuros que tendrán un gran impacto, tanto en las instituciones como organismos compactos, como así también en cada empleado o usuario de los servicios del Estado.

Este programa deberá generar un marco para:
· Reducir y simplificar los trámites administrativos tradicionales y reducir los plazos de respuesta.
· Centralizar la información contemplando dos aspectos importantes, evitar datos recurrentes y asegurar la protección de los datos personales.
· Definir un punto de entrada único y personalizado para que cada ciudadano pueda escoger la información administrativa que le interese.
· Mejorar el seguimiento de expedientes unificando las mesas de entrada y dotando a cada funcionario que intervenga en los procesos, de terminales para el tratamiento del mismo.
· Incorporar procedimientos para la conexión a distancia a fin de lograr formularios únicos por medio de un gestor de procedimientos a fin de minimizar los que no puedan ser automatizados.
· Centralizar los datos de las empresas y su relación con el estado.
· Transformar la ejecución de los procedimientos correspondientes a las licitaciones, recepción de ofertas así como la apertura de sobres, registros de preventivas, compromisos, devengados y pagos.
· Crear un portal para informar a los organismos de la administración pública relacionados con el mercado, acerca de los pliegos de bases y condiciones, criterios de elección, documentación, experiencias y todo lo relacionado con las compras del estado.
· Facilitar las tareas de control realizada por Auditoria a fin de garantizar la transparencia y el cumplimento de normas y reglas establecidas.
· Complementar el sistema de administración con una administración de bienes muebles e inmuebles permitiendo el mantenimiento del estado y valuación de los mismos actualizados regularmente.
· Integración de las sub prefecturas, corregimientos y organismos descentralizados al sistema prefectural.

Los servicios deberán buscar incrementar el procesamiento de la información, independencia del lugar geográfico, disminución del uso del papel, redefinición de fronteras organizacionales e incrementar las capacidades para la utilización de la información en la toma de decisiones.
Aislándonos de la tecnología lo que se espera lograr con el Programa de Gobierno Electrónico es partir de la formulación del presupuesto tanto de gastos como de recursos, para continuar luego con el registro, control y evaluación de la ejecución del presupuesto, en el cual se evalúa paralelamente el registro y control de las transacciones de tesorería.

Es necesario destacar que para lograr integrar las operaciones prefecturales se requiere tanto un proceso técnico como organizacional, conducidos ambos por la visión de la experiencia del usuario, también se debe romper el aislamiento de los procesos interjurisdiccionales, de las estructuras organizacionales y de los sistemas de información desconectados actuales hasta lograr que la Prefectura trabaje en un ambiente digital, aprendiendo y utilizando las TICs e Internet, es decir va más allá de tener un portal único.

En cuanto al punto de vista desde la pantalla tenemos una primera dimensión:
Información: tenemos diferentes presentaciones según sea el módulo de referencia, pero la podemos sintetizar en las siguientes:
· Se contará con una página oficial que brindará datos acerca de diferentes aspectos de la vida institucional en la cual podemos encontrar una lista de autoridades, organismos, dependencias, ubicaciones, agenda del Prefecto, vínculos a las páginas de los diferentes organismos, símbolos oficiales, discursos emitidos, noticias de la Prefectura.
· También se proveerá de un acceso de interés para los usuarios cuyos contenidos están relacionados con normas vigentes, leyes clasificadas por rubros, Boletín Oficial, noticias acerca del accionar de los diferentes organismos.
· Otro punto importante y de mucho interés es una guía de trámites, que brinde información acerca de documentación requerida y lugares habilitados para realizarlos, se espera poder implementarlos en línea en un corto plazo.
· La sección dedicada a Estadísticas y control de gestión incluirán Estados de cuentas en diferentes períodos, estados de resultados, ejecuciones administrativo-financieras, consultas de la evolución de los diferentes programas vigentes, su avance y financiación, relaciones con otras entidades como bancos y entes de control, entre otras.
· Las bases de datos estarán estructuradas para brindar toda la información requeridas por la contabilidad sean estas de tipo presupuestario, económico o financiero.
· Una de las características sobresalientes referidas al módulo de compras y contrataciones es su capacidad de llevar la historia completa de la gestión y proveer consultas acerca de las mismas, generando estadísticas de precios, verificando el comportamiento de los proveedores, comparando beneficios en la garantía de los bienes y servicios ya adquiridos, proporcionando una verdadera herramienta de control, asegurando una prolija y ordenada gestión de compras.
Interactividad: Se espera que el grado de actividad generado al poner en línea los servicios sean altos, para así lograr explotar todas las herramientas con las que se cuenta y se incentive a la vez el uso de las mismas.
· Las comunicaciones se establecerán a través de varias herramientas algunas ya en uso en la actualidad como el e-mail directo con las autoridades y funcionarios de los organismos, pero también se fomentará el acceso a foros, se promoverá la emisión de opiniones a través de chat con funcionarios o con otros usuarios, ya sea para emitir una crítica acerca de determinado tema como puede ser un estado de cuantas, o para pedir información acerca de un datos específico o asesoría profesional de cómo realizar determinada actividad.
· También se realizarán encuestas dirigidas a perfeccionar las interfases a fin de agilizar las tareas y de escuchar a los usuarios para lograr sitios mejor desarrollados y más adecuados al nivel del usuario. Para ello se generarán pantallas de acceso rápido y guías o ayudas on line para realizar el seguimiento de un expediente, de un subsidio, de un pago, entre otros.
· Se fomentará el uso de estas páginas también para otras cuestiones como Turismo, Cultura, Fechas importantes, y como lugar de búsqueda de eventos abiertos a la comunidad.
Servicios: Entre los servicios a prestar se encuentran los propios del sistema administrativo financiero como ser la inscripción en los registros de proveedores y contratistas, fechas de vencimiento, situación de un trámite, Acceso a los procesos de compras públicas a través de compras directa, licitaciones u otro tipo de adquisición.
· Se dictarán cursos presénciales periódicos del uso del sistema y de sus capacidades y se dejarán los mismos disponibles desde la página para poder consultar acerca de dudas o para rever los contenidos.
· Se dispondrán de los formularios tales como Ordenes de Pago, Solicitudes de Inscripción, Planes y Programas para que los usuarios los puedan completar e imprimir si lo requirieran sin necesidad de desplazarse a los organismos toda vez que tengan que realizar la misma gestión.
· La realización de encuestas permitirán avanzar en mejorar las técnicas de acceso, la organización de los contenidos, el formato, la utilización del lenguaje, la velocidad de acceso y la facilidad de uso para que todos los usuarios hasta el más inexperto puedan acceder a información relevante y pertinente a su solicitud.
· Esto permitirá ir incorporando transacciones complejas en un ambiente de confianza y seguridad por medios electrónicos que permita no solo la entrega de documentación sino también el pago de sus tasas y servicios eliminando las fronteras interinstitucionales.
En cuanto al punto de vista frente a la pantalla cuyo objetivo es conocer y escuchar a los ciudadanos se espera:
· Satisfacer las expectativas de las empresas y ciudadanos que buscan información o la concreción de un trámite de manera rápida, cómoda y segura para realizar todos los trámites que requieran ya sean informativos, transaccionales simples y complejos.
· Retroalimentar los proyectos con las opiniones y preferencias de la mayoría de los usuarios aprovechando los avances de la informática para mantener al día y con gran facilidad de acceso y consulta toda la información actualizada y garantizada.
· Se buscará masificar el uso de los medios tecnológicos previstos elaborando planes de incorporación de los mismos incorporando incentivos que pueden ir desde bonificaciones hasta aumentar los plazos de presentaciones o recibir algún premio entre los que mayor utilizan los servicios públicos a través del nuevo sistema.
· Se seguirá trabajando en el desarrollo de políticas públicas que punten al crecimiento del uso de Internet y a la educación de los usuarios difundiendo planes, cursos y beneficios derivados de su uso, para ello es importante definir los medios de acceso desde lugares distantes como ser campos, zonas rurales o de extrema pobreza donde se hace aún más difícil tanto el acceso como la educación.
· Se deberán buscar soluciones comunitarias como por ejemplo acceder desde las escuelas que están ubicadas a lo largo de toda la región, de telecentros que si bien no están tan difundidos pueden involucrarse a fin del éxito del proyecto o de kioscos de acceso a la información prefectural.
· Se deben realizar todos los procedimientos necesarios para garantizar la disponibilidad de redes de comunicaciones que provean la conectividad básica para el intercambio de la información.

Además se debe incorporar contenidos regionales que hacen a la economía y cultura propias de la región como ser promociones, eventos especiales, programas previstos ya sean sociales, productivos o de ampliación, reparación histórica, para ello es muy importante contar con la participación activa de los ciudadanos a fin de conocer sus opiniones y de relevar sus aportes y novedades al respecto.

Se deben además establecer objetivos y metas medibles para verificar la eficiencia y producción tanto de la gestión en sí, como de la aplicación de las TICs mediante herramientas disponibles en el mercado como estudios de tiempos, diagramas estadísticos y sociales, entre otros, para incentivar y premiar el buen uso de los sistemas por un lado y por el otro el éxito de la gestión.